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采購管理解決方案
  面對突如其來的疫情“黑天鵝”事件,傳統(tǒng)的采購渠道和模式幾乎失靈,“無接觸、不見面”的線上采購模式加速向各行各業(yè)滲透,各大企業(yè)嘗試到了線上采購的便捷,以及給企業(yè)帶來的好處。如今,2020年都快結(jié)束了,如果你還在等采購合同,還在忙著找領(lǐng)導(dǎo)簽字審批,那就趕緊跟著華天動力協(xié)同OA系統(tǒng)來了解一下,全流程線上采購的快樂。

采購管理解決方案

  當(dāng)某個(gè)使用了華天動力協(xié)同OA系統(tǒng)的企業(yè)要進(jìn)行采購時(shí),采購人員的工作可以這樣完成:
  第一步當(dāng)然是發(fā)起采購申請。采購人員可以直接使用華天動力協(xié)同OA系統(tǒng)內(nèi)設(shè)置好的標(biāo)準(zhǔn)采購申請單,填寫主要的數(shù)據(jù)就可以了。提交申請以后,系統(tǒng)會根據(jù)此次采購物品的金額,按照設(shè)定的流程發(fā)送給不同的領(lǐng)導(dǎo)審批。在領(lǐng)導(dǎo)通過審批以后,采購人員的工作就開始變得跟以前不一樣了。

采購管理解決方案

  采購人員通過華天動力協(xié)同OA系統(tǒng)確定采購需求,就可以發(fā)起招標(biāo),并開始收集供應(yīng)商的投標(biāo)信息。如果是以前有過合作的供應(yīng)商,能夠在OA系統(tǒng)中方便的查找到該供應(yīng)商的商品、價(jià)格等信息。之后,采購人員就需要把多方收集到的投標(biāo)信息進(jìn)行綜合對比分析,然后在OA系統(tǒng)中發(fā)起報(bào)價(jià)審批、供應(yīng)商審核,最終確定中標(biāo)企業(yè)。如果企業(yè)本來就有長期合作的供應(yīng)商,也可以直接與該供應(yīng)商聯(lián)系,邀請他們參與投標(biāo),實(shí)現(xiàn)內(nèi)外溝通。

采購管理解決方案

  一切談妥了以后,就可以進(jìn)行第二步訂單審批了。采購人員通過華天動力協(xié)同OA系統(tǒng)發(fā)起采購訂單申請,系統(tǒng)會自動生成相應(yīng)的訂單號,采購人員只需要填寫供應(yīng)商信息、采購的物品即可,如果選擇的供應(yīng)商是集成的ERP系統(tǒng)中的供應(yīng)商,采購人員可以直接在系統(tǒng)中選擇供應(yīng)商,而在物料選擇時(shí),也會自動列出該供應(yīng)商提供的商品信息,采購人員進(jìn)行勾選就可以了。

采購管理解決方案

  待審批完成以后,就可以進(jìn)行第三步了,采購合同簽訂。首先要知道,合同是具有法律效益的,因此有著嚴(yán)格的限制,在審批合同時(shí),采購人員總是被采購合同的各種規(guī)范弄得頭疼。但在華天動力協(xié)同OA系統(tǒng)中,采購人員可以直接使用標(biāo)準(zhǔn)合同模板,快速創(chuàng)建合規(guī)的采購合同。同時(shí),華天動力協(xié)同OA系統(tǒng)集成了電子印章功能。這樣一來,通過與供應(yīng)商的內(nèi)外對接,就可以實(shí)現(xiàn)采購合同的在線簽訂了。合同簽訂完成以后,就可以讓供應(yīng)商發(fā)貨了。當(dāng)然,也有一些企業(yè)還是需要紙質(zhì)合同,那么可以直接打印出標(biāo)準(zhǔn)合同,蓋公章以后快遞給供應(yīng)商,只是速度比較慢,效率低。

采購管理解決方案

  另外,在采購合同完成簽署以后,系統(tǒng)就可以生成付款計(jì)劃,并在到期的時(shí)候發(fā)出提示形勢,確保采購人員、財(cái)務(wù)人員不會遺漏。

  接下來,采購人員只需等到貨以后進(jìn)行第四步:驗(yàn)收入庫。采購人員簽收貨物,完成驗(yàn)收以后,就可以顯示到庫存中,供員工申請使用。采購人員還可以利用系統(tǒng)提供的資產(chǎn)條碼或資產(chǎn)卡片功能,把打印出來的條碼貼到每個(gè)貨品上,用掃描槍進(jìn)行快速清點(diǎn)并入庫,工作變得輕松愉快。

采購管理解決方案

  以上內(nèi)容都完成了以后,采購人員的工作就基本完成了,接下來就是財(cái)務(wù)人員的工作了,完成第五步的對賬付款工作。財(cái)務(wù)人員需要與供應(yīng)商對接,完成付款、獲取發(fā)票、登記入賬等工作。這些工作,也可以全部在線上完成。財(cái)務(wù)人員可以通過華天動力協(xié)同OA系統(tǒng)的銀企直連功能,快速在線轉(zhuǎn)賬,付清款項(xiàng)。然后請供應(yīng)商提供電子發(fā)票,華天動力協(xié)同OA系統(tǒng)支持自動驗(yàn)真,還可以自動生成與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的對接憑證。

采購管理解決方案

  這樣工作就完成了嗎?對于粗放管理的企業(yè)來說,也許已經(jīng)完成了。但隨著管理的精細(xì)化,工作還沒有結(jié)束,采購人員還需要做好采購數(shù)據(jù)的分析總結(jié)。華天動力協(xié)同OA系統(tǒng)為用戶提供包括采購統(tǒng)計(jì)、付款明細(xì)等在內(nèi)的實(shí)用的智能報(bào)表,為企業(yè)做好采購管控提供數(shù)據(jù)支撐。

采購管理解決方案

  事實(shí)上,不僅僅是工作方便,有數(shù)據(jù)顯示,通過線上采購模式,企業(yè)年采購成本能下降20%~30%,交易性采購時(shí)間下降30%。同時(shí),企業(yè)管理層能夠通過后臺監(jiān)督線上采購,確保整個(gè)過程不出現(xiàn)灰色地帶。華天動力協(xié)同OA系統(tǒng)全流程線上閉環(huán),數(shù)據(jù)留痕,輕松追根溯源,實(shí)現(xiàn)內(nèi)外互聯(lián),增加信息透明度,助力企業(yè)全面管控采購的各個(gè)環(huán)節(jié)。

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