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[新浪]OA選型報(bào)告：處理公務(wù)重要工具“協(xié)同OA公文收發(fā)管理
[新浪]OA選型報(bào)告：處理公務(wù)重要工具“協(xié)同OA公文收發(fā)管理
公文是政府機(jī)關(guān)處理公務(wù)和行政管理的重要工具，在各級(jí)機(jī)關(guān)、單位中，“辦公”的一個(gè)重要內(nèi)容就是辦理和制發(fā)文件，即“辦文”，辦文是每個(gè)機(jī)關(guān)、單位大量的、日常的工作。依靠網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)對(duì)公文進(jìn)行高效有序的電子化處理，是電子政府建設(shè)的重要組成部分，是關(guān)系到電子政府建設(shè)全局的基礎(chǔ)性工程。老牌OA廠商華天動(dòng)力協(xié)同OA公文收發(fā)管理系統(tǒng)能夠協(xié)助政府機(jī)關(guān)及企事業(yè)單位處理公文收發(fā)問(wèn)題，具有很強(qiáng)的實(shí)用價(jià)值。我們今天分別了解下華天動(dòng)力協(xié)同OA公文收文管理系統(tǒng)與公文發(fā)文管理系統(tǒng)的作用吧！
在華天動(dòng)力協(xié)同OA系統(tǒng)中，公文的收發(fā)管理是分別展示的，我們分別來(lái)闡述他們的功能。
發(fā)文管理
發(fā)文管理是對(duì)單位內(nèi)部發(fā)文過(guò)程的自動(dòng)化管理。擬稿人依據(jù)發(fā)文類型選擇適合的發(fā)文模板和審批流程，送交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核、復(fù)核、會(huì)簽、簽發(fā)等工作，然后由辦公室進(jìn)行發(fā)文登記、編號(hào)、套頭、蓋章，并進(jìn)行文件的發(fā)放（分發(fā)、下發(fā)、辦結(jié)）等工作，最后由公文管理員對(duì)辦結(jié)公文進(jìn)行歸檔。在整個(gè)發(fā)文過(guò)程中，可實(shí)現(xiàn)督辦、催辦的功能。
華天動(dòng)力工作流對(duì)發(fā)文管理的設(shè)計(jì)全面，使用快捷、靈活，可以滿足不同的應(yīng)用需求。它完全按照大型企事業(yè)單位標(biāo)準(zhǔn)化的發(fā)文流程設(shè)計(jì)，功能完善，使用方便。WORD文檔和HTML表單相結(jié)合，收發(fā)文的正文采用WORD文檔格式，便于編輯，簽批單采用HTML表單格式，便于統(tǒng)計(jì)匯總。在發(fā)文的審批中，可以按照角色進(jìn)行審批的流轉(zhuǎn)，可以通過(guò)相對(duì)路徑找到相應(yīng)的崗位，如審批者的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，當(dāng)前審批者的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)。發(fā)文的流程既可以采用固定流程，一個(gè)模板綁定一個(gè)流程或多個(gè)流程的方式，也可以設(shè)定允許在流轉(zhuǎn)過(guò)程中自定義流程或修改已設(shè)定的流程，流程支持直流、分流、并流、條件分支、流程嵌套以及各種協(xié)辦、聯(lián)辦等復(fù)雜流程。流程中可以支持退文的功能，可以退到以前的任何一級(jí)，也可以退回到發(fā)起人。在審批過(guò)程中，支持痕跡保留，電子印章，手寫簽名、全文批注。它能夠?qū)崿F(xiàn)催辦，督辦，統(tǒng)計(jì)，轉(zhuǎn)發(fā)，分發(fā)功能。審批結(jié)束后，能夠?qū)?shù)據(jù)進(jìn)行掛網(wǎng)發(fā)布并撤銷操作。它提供模板導(dǎo)入導(dǎo)出功能，方便使用。
收文管理
收文管理是對(duì)單位收到的公文進(jìn)行管理的過(guò)程，公文到達(dá)后，收文登記人選擇公文類別，登記公文，送交相關(guān)人員進(jìn)行擬辦，根據(jù)公文模板附帶的審批辦理流程，送交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行批示，并送交相關(guān)部門承辦、傳閱等。收文登記人也可以自定義下一步相關(guān)處理人員，然后由審批人再選擇下一步處理人，適用于不確定辦理流程的收文。公文收文管理包括兩種模式：一種是通過(guò)管理員預(yù)先設(shè)置好的收文模板和收文流程，進(jìn)行收文登記、審核、批示、承辦、監(jiān)控、管理等一系列操作。適用于收文流程比較規(guī)范、審批人比較固定的企事業(yè)單位，比如行政文、黨委文、工會(huì)文都有與之對(duì)應(yīng)的模板和審批流程。另一種是采用系統(tǒng)自帶的收文模板，并由收文登記人選擇擬辦人，擬辦人選擇批示人，適用于收文流程比較靈活、審批人不固定的企事業(yè)單位。
收文管理分兩種類型，一種可以自定義收文模板和收文流程，實(shí)現(xiàn)不同的收文走不同的審批流程，適用于比較規(guī)范的收文管理；另一種是使用固定模板和自由流程，適用于比較靈活的收文管理。在收文流轉(zhuǎn)過(guò)程中，只有待辦人員才有權(quán)打開批辦，其他人都不能打開。最后由公文管理員對(duì)公文進(jìn)行歸檔。歸檔時(shí)，可采用自動(dòng)歸檔和手工歸檔。收文能實(shí)現(xiàn)多次分發(fā)、翻印，并與系統(tǒng)中的檔案管理功能結(jié)合，對(duì)收文文件進(jìn)行歸檔。華天動(dòng)力協(xié)同OA系統(tǒng)在收發(fā)文管理中采用了MS Office插件的技術(shù)，系統(tǒng)可以提供：掃描輸入、原文引入、手寫筆輸入、手工錄入、從電子郵件中直接轉(zhuǎn)入多種錄入方式，使得收文管理操作方便、快捷、易用。
華天動(dòng)力協(xié)同OA公文收發(fā)管理系統(tǒng)的主要優(yōu)勢(shì)：
強(qiáng)大的審批流程設(shè)置功能。華天工作流擁有強(qiáng)大的審批流程，能滿足幾乎全部企業(yè)的審批需要。多變的流程、靈活的審批流程節(jié)點(diǎn)，使審批操作方便、快捷，另外，審批相關(guān)的設(shè)置操作皆以圖形展開設(shè)計(jì)，使用者可以對(duì)功能及操作一目了然。
專業(yè)的發(fā)文形式設(shè)計(jì)。華天對(duì)公文發(fā)文的設(shè)計(jì)完全按照大型企事業(yè)單位標(biāo)準(zhǔn)化的收發(fā)文流程設(shè)計(jì)，采用WORD文檔和HTML表單相結(jié)合的方式，收發(fā)文的正文均采用WORD文檔格式，便于對(duì)文檔進(jìn)行編輯；而簽批單則采用HTML表單格式，便于對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)匯總。
數(shù)據(jù)的絕對(duì)安全。強(qiáng)大的權(quán)限設(shè)置功能，可對(duì)發(fā)文單每個(gè)控件進(jìn)行讀寫權(quán)限設(shè)置，保證發(fā)文單的數(shù)據(jù)信息安全；多種方式的存檔功能，如轉(zhuǎn)存至文檔中心相應(yīng)目錄，發(fā)文庫(kù)等，可對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行多次備份，保證數(shù)據(jù)不丟失；回收站的巧妙設(shè)計(jì)，可對(duì)刪除數(shù)據(jù)的操作進(jìn)行二次保護(hù)，保證用戶的操作安全。
先進(jìn)的公文管理功能華天不但擁有傳統(tǒng)的公文處理功能，如審批、修改文件、查看流轉(zhuǎn)記錄、查看流程等，為滿足用戶體驗(yàn)，方便用戶使用，還在此基礎(chǔ)上進(jìn)一步優(yōu)化功能，如手機(jī)短信提醒、郵件提醒、短消息提醒等多種方式的審批提醒；支持文檔的痕跡保留功能，輕松查看文件的修改情況；獨(dú)具的承辦流程、直到流程，簡(jiǎn)化了普通流程的復(fù)雜化設(shè)計(jì)。這些智慧化的設(shè)計(jì)可以完美實(shí)現(xiàn)對(duì)公文的有序管理。
多面性。支持正文打印和發(fā)文單打印，可以將電子公文轉(zhuǎn)變成紙質(zhì)文檔，保證公文的準(zhǔn)確性、真實(shí)性及完整性。發(fā)文庫(kù)功能可以實(shí)現(xiàn)迅速、全方位的資源共享，使得我們的工作能更高效更快捷更方便的得到處理。
目前，政府機(jī)關(guān)使用電腦進(jìn)行文字處理已非常普遍，很多單位還不同程度地實(shí)現(xiàn)了公文運(yùn)轉(zhuǎn)電子化管理，對(duì)收文辦理、發(fā)文辦理的登記、審核、擬辦、運(yùn)轉(zhuǎn)等環(huán)節(jié)進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)了公文查詢、統(tǒng)計(jì)、存儲(chǔ)、流轉(zhuǎn)的電子化及內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)。華天動(dòng)力協(xié)同OA公文收發(fā)系統(tǒng)正是您處理公務(wù)的必備工具！
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公務(wù)
公文
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