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[比特]OA工作流之表單和報表的設(shè)計與應(yīng)用實例

      在上一篇文章“OA工作流之圖形化流程設(shè)計和條件跳轉(zhuǎn)實例”，我們了解了OA工作流的流程設(shè)計特點，本文將繼續(xù)在華天動力OA系統(tǒng)的試用版本中進行實例演示，介紹一下表單和報表在工作流中的應(yīng)用。 

      一、什么是表單？什么是報表？

      表單用來顯示查詢或輸入的數(shù)據(jù)?？梢允羌堫惖奈募?，或者是計算機查詢與輸入的畫面。

      報表只包含事先定義需要匯總內(nèi)容的數(shù)據(jù)(不能任意決定查詢的內(nèi)容)，只能用來閱讀或觀看的被動文件。通常報表數(shù)據(jù)包含了一段時間經(jīng)營或管理的統(tǒng)計信息，而這些信息的統(tǒng)計與查詢的方式，通常很少需要變動。你可以簡單理解為：表單用于數(shù)據(jù)錄入，報表用戶統(tǒng)計匯總。

      一個優(yōu)秀的OA軟件，必須要同時具備表單和報表兩種功能，而且要分開設(shè)計，這樣才便于用戶使用。但大多數(shù)OA軟件確實是只有表單，而沒有報表，或者報表不完善，不能對審批后的表單實現(xiàn)復(fù)雜的統(tǒng)計匯總功能，使表單失去了存在的意義，也使OA軟件的價值大打折扣。 

      二、表單的設(shè)計和使用

      和其他OA系統(tǒng)一樣，華天動力也提供了表單設(shè)計器，設(shè)計表單非常的直觀和簡單，下圖是一個設(shè)計好的報銷單： 

      這個報銷單看似簡單，其實里面還是有一些玄機的： 

      1、自動選擇審批流程：系統(tǒng)可以根據(jù)表單中的每個域的字段值控制表單的下一步流向，不同崗位、不同數(shù)額的申請具有不同流程和權(quán)限，系統(tǒng)會根據(jù)起草人的填寫自動選擇審批流程。如報銷金額大于等于3000元時，必須由總經(jīng)理審批，報銷金額小于3000元時，由部門經(jīng)理審批后直接跳轉(zhuǎn)到財務(wù)經(jīng)理。這樣做的好處是可以大大減少流程設(shè)置的工作量，特別適用于規(guī)模比較大的用戶。 

      2、詳細(xì)的權(quán)限控制：在這個表單上，誰可以看到哪些內(nèi)容，誰只能看不能寫（修改），誰既能看又能寫，能在哪個區(qū)域?qū)?，都可以一一的設(shè)置。比如部門經(jīng)理只能在自己的輸入框內(nèi)簽字，無法在總經(jīng)理的輸入框內(nèi)簽字，出納只能查看，無法修改表單。這樣做的好處是有效防止誤操作和越權(quán)審批?？纯聪旅孢@個權(quán)限設(shè)置圖，華天動力OA將權(quán)限分為主表和明細(xì)表兩部分，可謂是非常細(xì)致了，贊一個：

      3、支持明細(xì)表單：剛才說到明細(xì)表，這也是很多OA系統(tǒng)不支持的，明細(xì)表可以讓你在表單中添加多個明細(xì)條目，并且在報表中可以對明細(xì)表的內(nèi)容分別統(tǒng)計。如上面的報銷單中紅框的部分就是明細(xì)表。 

      4、數(shù)據(jù)整合：可以從第三方系統(tǒng)（如ERP系統(tǒng)）引入數(shù)據(jù)到工作流表單中，通過工作流表單流轉(zhuǎn)后，再回寫到ERP系統(tǒng)中，實現(xiàn) ERP數(shù)據(jù)的流轉(zhuǎn)。 

      三、報表的設(shè)計和使用
通過華天動力內(nèi)嵌的報表系統(tǒng)能夠生成各類統(tǒng)計報表，對已經(jīng)審批完畢的表單進行各種類型的統(tǒng)計匯總，如下圖：

      也可針對特定部門、特定日期，顯示對應(yīng)報銷單的餅狀圖或柱形圖，如下圖：

      作為最終的工作成果，報表工具為管理者提供了豐富、精確的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，幫助他們做出科學(xué)決策，所以報表的作用遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過表單，缺乏報表功能的OA系統(tǒng)是非常不完善的。 

      四、如何評估表單和報表

      表單和報表工具比較抽象、難懂，但意義重大，如果不深入的體驗，很難看清其優(yōu)劣，造成使用上的障礙?？偨Y(jié)來說，優(yōu)秀的表單和報表功能要具有以下5個特點： 

      1、設(shè)計簡單、方便、直觀，表單比較美觀； 

      2、權(quán)限控制機制完善； 

      3、支持跨系統(tǒng)整合數(shù)據(jù)； 

      4、可以對審核后的表單進行各種形式的統(tǒng)計匯總； 

      5、穩(wěn)定性好，不能總出現(xiàn)找不到數(shù)據(jù)的現(xiàn)象。 

關(guān)鍵詞: 華天 OA系統(tǒng) 表單和報表

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