《諸神之戰(zhàn)》中,神仙之間的打架和群毆再次展現(xiàn)了非凡的暴力美學(xué),給人帶來極強(qiáng)的視覺刺激。正所謂“看熱鬧的不怕事兒大”,越亂越好玩,越狠越好看。
可是,當(dāng)這一切發(fā)生在真實社會中,發(fā)生在我們的企業(yè)中時,還會好玩么?我們在企業(yè)里面沒有閃電和叉子,也沒有寶劍和盾牌,可是有兩個更致命的武器(確切的說是惡習(xí)):拖延和推諉。它們給企業(yè)的辦公秩序帶來了嚴(yán)重的混亂和傷害,使企業(yè)陷入流程混亂、效率低下、怠工返工、執(zhí)行不力的危險境地。
規(guī)范辦公流程——這正是
協(xié)同軟件(OA)在企業(yè)應(yīng)用實踐中的一項重要工作,也是一項基礎(chǔ)性工作。
怎么規(guī)范呢?就是讓各路神仙們各就各位、各司其職、各盡其責(zé)、以事找人,不要互相糾纏、干擾、重疊、拖延、推諉甚至打架。
華天動力認(rèn)為,協(xié)同軟件將企業(yè)中的辦公流程進(jìn)行歸納、整理、提取、優(yōu)化,最終形成模板,模板包括表單、流程、節(jié)點三大要素,有規(guī)范而清晰的定義:
表單是事務(wù)的記錄載體,它定義了企業(yè)要以什么樣的規(guī)范去描述這件事情,全體人員使用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn),使事情更容易被記錄、理解和分析。
比如一個請假流程,申請人必須在請假單上填寫請假天數(shù),并從設(shè)定好的8種請假類別中選擇一種,以便于人事部門月度、季度或年度統(tǒng)計匯總。必須在請假時間的下面填寫請假事由,以方便審批人進(jìn)行查看和審批。申請人不能自己去胡亂填寫,更不能隨便的寫在一張紙上就去找領(lǐng)導(dǎo)審批。 流程是事務(wù)的處理過程,它定義了企業(yè)要以什么樣的規(guī)范去處理這件事情,避免造成順序上的錯誤,以及沒人管、多人管、推諉、拖延等各種問題的發(fā)生。
還比如上面的請假流程,其實可能有以下5種處理流程,這5種流程都會由協(xié)同軟件自動處理(管理員要預(yù)先設(shè)置好),并不需要申請人去人工選擇,軟件根據(jù)申請人的崗位級別和請假天數(shù)來判斷:
1、普通員工請假2天以內(nèi)的(含2天),請假單由部門主管批準(zhǔn),人事備檔;
2、2天以上,5天以內(nèi)的(含5天),經(jīng)部門主管同意后,再由主管副總批準(zhǔn)后人事備檔;
3、5天以上的,經(jīng)部門主管、主管副總確認(rèn)后,再由總經(jīng)理批準(zhǔn)后人事備檔;
4、部門主管請事假3天以內(nèi)的,請假單由主管副總批準(zhǔn);3天以上的,經(jīng)主管副總確認(rèn)后,由總經(jīng)理批準(zhǔn)后人事備檔;
5、公司直屬各部門負(fù)責(zé)人請假,2天以內(nèi)的(含2天)告知總經(jīng)理;2天以上的,需由總經(jīng)理書面批準(zhǔn)后人事備檔;
節(jié)點是事務(wù)的處理方式,如校對、會簽、分發(fā)、審批、承辦等,它對申請人的處理權(quán)限進(jìn)行了規(guī)范,因為每個節(jié)點都包含相應(yīng)的操作權(quán)限,決定他能否對申請單的內(nèi)容和流程進(jìn)行打印、修改、回退、蓋章等操作。
還比如上面的請假流程,企業(yè)可以設(shè)定部門主管有權(quán)修改請假單的內(nèi)容,比如請假天數(shù),也有權(quán)退回,但無權(quán)蓋章和修改審批流程。人事專員無權(quán)修改請假單的內(nèi)容,也無權(quán)退回,但可以蓋章。
請假管理是企業(yè)辦公中最常用、最簡單的工作流程之一,可是即使這樣簡單的流程,如果不能夠?qū)ζ溥M(jìn)行有效的規(guī)范,仍然會出現(xiàn)很大的問題,我在一個企業(yè)就看到了如下的真實場景:
總經(jīng)理找實施部經(jīng)理陳強(qiáng)而不見,問實施部的員工,答道:我們經(jīng)理生病請了3天假。
總經(jīng)理大怒:請假怎么沒經(jīng)過我審批呢?
然后立刻給陳強(qiáng)打電話:你什么時候請假了,怎么不經(jīng)過我的審批就走了?
陳強(qiáng)覺得很冤:我跟劉副總請假了呀,他都同意了。
總經(jīng)理:部門經(jīng)理請假3天要經(jīng)過我的同意,你不知道么?
陳強(qiáng):?。课乙詾?天假只要跟劉副總請就可以了呢,人事部王倩也沒跟我說呀。
總經(jīng)理:這個制度是我定的,還要我再給你解釋一遍么?
陳強(qiáng):對不起王總,我這就回去上班。
陳強(qiáng)回到公司馬上找到王倩:王倩,部門經(jīng)理請假3天要經(jīng)過總經(jīng)理審批,你怎么沒告訴我呀,害得我被罵一頓。
王倩:是么?我還以為3天以上才需要總經(jīng)理審批呢,你看我剛來不久,對這個流程還不熟悉,對不起哦。
陳強(qiáng):……
所以,協(xié)同軟件將原本復(fù)雜、混亂、模糊的工作流程進(jìn)行了整理、規(guī)范和提煉,并以模板的形式保存下來。當(dāng)某人發(fā)起一項流程時,就可以直接調(diào)用該流程模板,這樣這個流程的內(nèi)容、處理過程、處理方式都將在規(guī)范和正確的狀態(tài)下進(jìn)行,并能夠得到有效的監(jiān)控、跟蹤、提醒、反饋、保存、統(tǒng)計和檢索,并不斷的將其優(yōu)化。
華天動力認(rèn)為,消滅“我以為”,要靠企業(yè)文化的訓(xùn)導(dǎo),也要靠
協(xié)同軟件這樣的工具。企業(yè)在最初使用協(xié)同軟件來規(guī)范流程的時候,必然會有一些人反而覺得很不便、很麻煩,然后就不習(xí)慣、不喜歡使用這個軟件??墒且溃?guī)范不是束縛,而是疏導(dǎo),是為了更大效率的發(fā)揮。
這就像開車一樣,你也許會覺得沒必要規(guī)定右側(cè)通行,大家在馬路上見縫插針的隨便開不是很爽么,但顯然這樣開車你會走得更慢,而且小命不保。而如果你適應(yīng)并習(xí)慣了右側(cè)通行的規(guī)則,就會覺得非常舒服,效率更高,安全性更高,并形成依賴。