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[中國軟件網(wǎng)]華天動(dòng)力協(xié)同軟件六大實(shí)踐(2):帶球不如傳球
      歐冠半決賽首回合,巴塞羅那出人意料的以1-3敗給國際米蘭,雖然沒有看到比賽的直播,但相信這一次梅西沒有發(fā)揮好,或許,是國際米蘭發(fā)揮得更好吧。

      在之前巴塞羅那4-1橫掃阿森納的比賽中,梅西“梅開四度”,于是有媒體稱:梅西一個(gè)人打敗阿森納,這對梅西的隊(duì)友們來說是很不公平的。沒有另外10位隊(duì)友們的支持,你讓梅西一個(gè)人進(jìn)4個(gè)球試試?

      所以,說到底我們依靠的還是整個(gè)團(tuán)隊(duì)的傳切球配合,而不是一個(gè)人的帶球狂奔,因?yàn)槟闩艿迷倏欤矝]有球跑得快,一個(gè)人再厲害,也斗不過對方11個(gè)人。足球是最能夠體現(xiàn)團(tuán)隊(duì)協(xié)作的比賽項(xiàng)目之一,這和企業(yè)間的競爭極為相似。 

      提升團(tuán)隊(duì)協(xié)作效能——正是協(xié)同軟件在企業(yè)應(yīng)用實(shí)踐中的另一項(xiàng)重要工作。

      這里面有三個(gè)關(guān)鍵詞: 

      1、團(tuán)隊(duì),不是個(gè)人。因?yàn)槠髽I(yè)是一個(gè)團(tuán)隊(duì),所以協(xié)同軟件更關(guān)注的是對團(tuán)隊(duì)整體協(xié)作方式和方法的優(yōu)化。 

      2、協(xié)作,不是工作。協(xié)作是團(tuán)隊(duì)行為,工作是個(gè)人行為,協(xié)同軟件將個(gè)人工作有效地納入到團(tuán)隊(duì)協(xié)作中。

      3、效能,不是效率。效率只關(guān)注工作速度,效能則關(guān)注工作速度、質(zhì)量和結(jié)果,華天動(dòng)力認(rèn)為,協(xié)同軟件不只是讓企業(yè)在同樣的時(shí)間內(nèi)做更多的事,而是做更多、更有價(jià)值的事,這一點(diǎn)非常重要。

      關(guān)于效能和效率的關(guān)系,管理大師彼得•德魯克曾在《有效的主管》一書中簡明扼要地指出:“效率是‘以正確的方式做事’,而效能則是“做正確的事”。效率和效能不應(yīng)偏廢,但這并不意味著效率和效能具有同樣的重要性。我們當(dāng)然希望同時(shí)提高效率和效能,但在效率與效能無法兼得時(shí),我們首先應(yīng)著眼于效能,然后再設(shè)法提高效率。” 

      很多企業(yè)在強(qiáng)調(diào)提升工作效率,而忽略了工作效能,結(jié)果搞得人人疲憊,卻沒做出成績,于是人人都開始抱怨。

     經(jīng)理抱怨:下面的人每天看起來都很忙,還總說人手不夠,可是為什么我分配下去的任務(wù)總不能及時(shí)完成呢,總得讓我親自去催、去抓,不然就要出錯(cuò)呢?

      員工抱怨:我每天都累得要死,可是總有一堆爛事處理不完,其實(shí)我的效率很高了,可是別人效率低啊,不能好好配合我。還有很多事都卡在經(jīng)理那邊,可經(jīng)理回過頭還罵我…… 

      我曾經(jīng)遇到這樣一個(gè)案例:

      早上,財(cái)務(wù)部經(jīng)理拿著一份文件找到行政秘書項(xiàng)雪,讓她務(wù)必在下班前發(fā)到全公司。

     這樣的發(fā)文必須要經(jīng)過財(cái)務(wù)副總和總經(jīng)理的簽字,時(shí)間緊迫,項(xiàng)雪馬上拿著文件去找財(cái)務(wù)副總,財(cái)務(wù)副總正好在辦公室,簽完字,項(xiàng)雪去找總經(jīng)理,但總經(jīng)理不在,她只好等等。過了半個(gè)小時(shí),總經(jīng)理還沒有過來,項(xiàng)雪有點(diǎn)急,已經(jīng)十點(diǎn)半鐘了,她決定打電話給老總,結(jié)果老總說他現(xiàn)在正在外地呢,讓項(xiàng)雪找常務(wù)副總代簽一下。項(xiàng)雪趕緊找到常務(wù)副總,還好他在公司,然后又找到辦公室主任蓋章,這時(shí)候已經(jīng)十一點(diǎn)了。

      項(xiàng)雪將文件復(fù)印了17份,他們在外地有11個(gè)辦事處,本市有4個(gè)子公司,本部有7個(gè)部門和5個(gè)車間。外地的辦事處要發(fā)傳真過去,項(xiàng)雪仔細(xì)的發(fā)傳真,然后打電話確認(rèn)是否收到,是否清晰,全部發(fā)完已經(jīng)是十二點(diǎn)多了。

      她沒有休息,以最快的速度拿著文件到8個(gè)部門和5個(gè)車間去一一分發(fā),每分發(fā)一份都要讓接收人在文件上簽字確認(rèn)。

      下午兩點(diǎn)多鐘,還剩下4個(gè)子公司沒有發(fā),子公司都分布在市郊,而且相距較遠(yuǎn),好在公司的車下午沒事,項(xiàng)雪讓張師傅拉著她往子公司趕。接近5點(diǎn)鐘的時(shí)候,項(xiàng)雪終于送完了最后一份文件,她長出一口氣,這時(shí)候才想起來,中午還沒有吃飯呢。但她要先跟財(cái)務(wù)經(jīng)理匯報(bào)一下,結(jié)果財(cái)務(wù)經(jīng)理的一句話給她氣得半死:哦,這么晚才送到?。?br />
      項(xiàng)雪有些委屈,她大學(xué)本科畢業(yè),很勤奮,也很上進(jìn),今天一整天的時(shí)間都在忙這件事,她的工作流程是對的,效率也是高的,也沒有出錯(cuò),可為什么上面和自己都覺得不滿意呢?

      其實(shí),這就是因?yàn)轫?xiàng)雪在努力的“把事情做對”,卻沒有去“做對的事情”。 

      什么是對的事情?以項(xiàng)雪的素質(zhì)、職位和薪水,她是不應(yīng)該每天都做這些打印復(fù)印、跑腿打雜的工作的,她的價(jià)值并沒有得到應(yīng)有的體現(xiàn)。她每天應(yīng)該思考的是:如何協(xié)助總經(jīng)理監(jiān)督事務(wù)的執(zhí)行,如何讓員工的工作環(huán)境更整潔舒適,如何在員工和高層之間建立更好的溝通渠道,如何將公司的月刊做得更漂亮些,如何盡量減少員工上班遲到的現(xiàn)象…… 

      那么這些零零碎碎的事情總要有人做吧,其實(shí),協(xié)同軟件要比人做得速度更快、效果更好、成本更低。通過協(xié)同軟件,項(xiàng)雪可以發(fā)起一個(gè)發(fā)文工作流,無論領(lǐng)導(dǎo)人在什么地方,都可以通過網(wǎng)絡(luò)及時(shí)審批,即使無法審批,也可以自動(dòng)通過代理人進(jìn)行審批。審批后,可以將文件一次性發(fā)給公司全員,接受者在接收到文件時(shí),能夠自動(dòng)給項(xiàng)雪發(fā)一個(gè)已讀回執(zhí)。最后,發(fā)文文件可以直接保存到檔案中心。

      同樣完成這樣一個(gè)工作,項(xiàng)雪以前要一整天的時(shí)間,現(xiàn)在則只需要十分鐘,在這件工作上,她的工作效能提升了幾十倍。 

      華天動(dòng)力認(rèn)為,協(xié)同軟件通過解決以下問題,可大大提升企業(yè)團(tuán)隊(duì)的協(xié)作效能: 

      •工作流程復(fù)雜、繁瑣、不合理,大量中間環(huán)節(jié)和重復(fù)工作造成效能低下; 

      •溝通機(jī)制不健全、不暢通,溝通、監(jiān)督和指導(dǎo)不及時(shí)、不方便、不直接; 

      •手工方式耗費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力、時(shí)間成本去處理低端工作; 

      •不能充分發(fā)揮人員價(jià)值,造成人力資源的浪費(fèi)和管理效能的低下…… 

      協(xié)同軟件將員工從低端、繁雜、重復(fù)工作中解放出來,能夠駕輕就熟,以簡馭繁,用最短的時(shí)間、最少的投入,最好地完成任務(wù),有更多時(shí)間和精力用于核心業(yè)務(wù)的處理,使自己和企業(yè)得到更大、更快的成長。 
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