某金融控股集團有限公司主要從事資本運作及資產(chǎn)管理、股權(quán)投資及管理、互聯(lián)網(wǎng)金融、信用擔(dān)保和再擔(dān)保、企業(yè)重組、并購咨詢等經(jīng)營業(yè)務(wù)。隨著經(jīng)營范圍不斷的擴大，經(jīng)營業(yè)務(wù)不斷的增多，管理層每天都需要通過會議的形式來指引和領(lǐng)導(dǎo)集團的發(fā)展，由于缺乏數(shù)字化的會議管理流程，存在以下痛點：

1、會議繁多，每天每個人可能會需要參加幾個會議，時間容易大家；

2、公司的分布在不同的城市地域，開會需要打破時間和空間的概念；

3、會議多，會議室需要專門的人去管理、編排會議的時間，經(jīng)常容易出錯，導(dǎo)致2個部門搶會議室，導(dǎo)致人力上的浪費；

4、會議沒有完整的記錄，無法完整的傳達落實下去，照成管理資源的浪費。

華天動力OA的工程師們了解情況后，建立了數(shù)字化會議管理平臺，優(yōu)化了金融公司會議流程，順利解決問題。

一、建立會議日歷，會議內(nèi)容明確

模糊的會議內(nèi)容，往往導(dǎo)致低效的會議。金融集團由于會議較多，有些員工直到會議要開始了，才想起來要開會，導(dǎo)致匆匆開會，效率低下。華天動力協(xié)同OA系統(tǒng)會議管理模塊，用戶通過對會議日歷的查看，可以一目了然的知曉在哪個時間段、哪個會議室有什么會議，并且提供了日、周、列表的查看方式，使查看畫面更直觀，更清晰。

對于組織會議的人預(yù)定會議室也非常方便，直觀了解哪個會議室被占用了，也可以提前將被占用的會議室預(yù)定出來，待會議室空出后方可直接用此會議室發(fā)布會議，可實現(xiàn)有效的、合理的分配會議室資源。

二、實時回執(zhí)查看，二維碼簽到

有時候會議通知發(fā)出去了，金融集團的管理者滿懷激情準備開會，卻發(fā)現(xiàn)參會的人寥寥無幾，不免窩火，經(jīng)了解，發(fā)現(xiàn)很多人根本沒注意到開會通知。

華天動力協(xié)同OA系統(tǒng)會議管理，每項會議的發(fā)布都可由與會人員做出是否參會的回執(zhí)，會議發(fā)起人可以根據(jù)回執(zhí)情況做出相應(yīng)的會議準備和調(diào)整，會議的回執(zhí)信息實時、準確，為會議管理者提供了便利，會議新建時候還可以對會議參與人出差外出進行校驗。如果碰到開大會，還可以支持內(nèi)部人員、訪客掃碼簽到，簽到記錄可存檔、導(dǎo)出，這樣大大提高了參會效率。

三、電子會議紀要，落實任務(wù)分配

會議的內(nèi)容如果沒有轉(zhuǎn)換成文本，往往就會流于形式，開完就忘記了。會議紀要創(chuàng)建、傳閱、轉(zhuǎn)文檔、轉(zhuǎn)任務(wù)等功能讓會議的精神得到快速的傳播、會議的內(nèi)容得到完整的保存、會議的工作得到有效的落實。在華天動力協(xié)同OA系統(tǒng)會議模塊，會議紀要員可以在針對某個已經(jīng)結(jié)束的會議建立會議紀要。只需要填寫會議主題、類型、主辦部門、會議時間、會議室、與會人員、發(fā)送紀要給哪些人、紀要內(nèi)容、附件信息等內(nèi)容發(fā)送給相應(yīng)人員；在發(fā)送會議紀要時還可以選擇發(fā)送會議紀要并轉(zhuǎn)任務(wù)，此處為了方便需要落實工作的會議，在紀要發(fā)送的同時直接創(chuàng)建工作任務(wù)，進行工作分配，直接將會議決策決議的內(nèi)容落實。

金融控股集團有限公司在使用華天OA的會議管理功能以后，行政部相關(guān)人員對華天的專業(yè)性給予一致好評，現(xiàn)運行的OA系統(tǒng)能夠99%的按照公司原有業(yè)務(wù)模式運轉(zhuǎn)，無論是在申請會議、會議的召開及會議紀要等各個環(huán)節(jié)，都完美的還原了其以前線下的管理方式，并且能在數(shù)據(jù)的準確性、管理的規(guī)范性、操作的便捷性上都為公司會議的順利開展提供重要技術(shù)支撐。

來源：砍柴網(wǎng)http://news.ikanchai.com/2022/0621/485186.shtml

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