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連續(xù)數(shù)日來(lái)，“冒名頂替上大學(xué)”事件持續(xù)發(fā)酵，成為社會(huì)關(guān)注極高的熱點(diǎn)事件。隨著該事件調(diào)查的推進(jìn)，不少網(wǎng)友發(fā)出質(zhì)疑：到底誰(shuí)調(diào)取的檔案？管理系統(tǒng)為何沒(méi)有記錄？
一連串的問(wèn)題，牽動(dòng)著人們的心，引發(fā)更深入的思考，傳統(tǒng)文檔管理的辦法是否漏洞百出？業(yè)內(nèi)人士稱，頂替別人上大學(xué)的人固然存在問(wèn)題，但在公平、嚴(yán)肅的高考教育及大學(xué)錄取制度下，考生的檔案被輕易取走，甚至毫無(wú)可查詢蹤跡，充分暴露出了在傳統(tǒng)的辦公管理系統(tǒng)中，文檔的安全管理風(fēng)險(xiǎn)極大，只要是單位內(nèi)部人員，要調(diào)取文檔資料輕而易舉，過(guò)后追責(zé)也非常的困難。
如果使用信息化協(xié)同辦公軟件會(huì)有什么不同呢？
普通OA系統(tǒng)是否能解決文檔安全漏洞問(wèn)題？
透過(guò)“冒名頂替上大學(xué)”事件發(fā)現(xiàn)，重要的文檔文件丟失、刪除乃至惡意破壞事件屢見(jiàn)不鮮，拋開(kāi)人為因素，無(wú)論是事業(yè)單位機(jī)構(gòu)還是企業(yè)，目前市場(chǎng)上普遍應(yīng)用的OA現(xiàn)代辦公系統(tǒng)，在文檔管理方面的安全性還有很大的上升空間。
根據(jù)此前的調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，早在2017年，全球50%以上的企業(yè)，就遭遇過(guò)至少一場(chǎng)數(shù)據(jù)文件泄露事件。而因?yàn)楹献骰锇榛虻谌降脑虮恍孤缎畔⒌钠髽I(yè)超過(guò)1/3。管理學(xué)人士稱，目前多數(shù)OA軟件系統(tǒng)在辦公應(yīng)用中，文檔常以紙質(zhì)文檔和電子文檔為主。即便是電子文檔，也存在容易丟失、占用空間大、隨意復(fù)制篡改及損壞的問(wèn)題，難以有效管理推進(jìn)工作。
同樣，OA系統(tǒng)軟件行業(yè)領(lǐng)先品牌華天動(dòng)力OA也認(rèn)為，協(xié)同辦公系統(tǒng)需要隨著時(shí)代需求不斷進(jìn)行技術(shù)功能上的創(chuàng)新，知識(shí)管理這一環(huán)節(jié)，除了發(fā)揮提高工作效率作用外，安全性也需要迭代升級(jí)。
精準(zhǔn)控制 華天動(dòng)力OA知識(shí)管理功能創(chuàng)新
正如上述社會(huì)事件引發(fā)的思考，文檔調(diào)取到底歸誰(shuí)負(fù)責(zé)？文檔丟失如何進(jìn)行追溯？這些關(guān)鍵性難題，正是常用的OA辦公系統(tǒng)中，知識(shí)管理功能創(chuàng)新的突破口?，F(xiàn)如今，眾多OA軟件企業(yè)不斷加快技術(shù)研發(fā)進(jìn)度，力爭(zhēng)進(jìn)一步完善系統(tǒng)中文檔安全性管理。以華天動(dòng)力OA軟件來(lái)講，系統(tǒng)通過(guò)技術(shù)手段，將知識(shí)管理功能融入其中，綜合紙質(zhì)檔案與電子檔案的全部特點(diǎn)，取其精華去其糟粕，再結(jié)合現(xiàn)代企業(yè)管理需求，讓文檔的作用最大化發(fā)揮出來(lái)。
一、權(quán)限控制，內(nèi)部也可涉密
華天動(dòng)力OA軟件中的知識(shí)管理功能，在統(tǒng)一的知識(shí)體系框架基礎(chǔ)上，設(shè)置了靈活的權(quán)限控制。這樣就可以有效的避免在單位內(nèi)部出現(xiàn)機(jī)密泄漏的問(wèn)題。
例如在建立每個(gè)目錄的時(shí)候，華天動(dòng)力協(xié)同
OA系統(tǒng)可以建立誰(shuí)有這個(gè)目錄的操作權(quán)限，而操作權(quán)限還進(jìn)一步細(xì)分為寫(xiě)的權(quán)限和看的權(quán)限。這樣我們可以按部門(mén)、人員、崗位、角色及安全級(jí)別，各種不同的角度去設(shè)置權(quán)限，從而可以防止文件隨意篡改、刪除、復(fù)制和盜用。
按需設(shè)置誰(shuí)有寫(xiě)的權(quán)限：
部門(mén)：部門(mén)安全級(jí)別、部門(mén)+人員安全級(jí)別
人員：人員安全級(jí)別、角色
崗位：崗位 +人員安全級(jí)別
按需設(shè)置誰(shuí)有用的權(quán)限：創(chuàng)建人本人、創(chuàng)建直屬上級(jí)、創(chuàng)建人所有上級(jí)、創(chuàng)建人本部門(mén)、創(chuàng)建人所屬角色、創(chuàng)建人本崗位
二、文檔編號(hào)一文一碼符合 ISO的版本控制
華天動(dòng)力文檔編號(hào)一文一碼符合 ISO的版本控制，確保公司文件具有唯一編號(hào)，便于文件的識(shí)別、追溯和控制，保證公司文件體系的有效運(yùn)轉(zhuǎn)。
例如某一個(gè)文件出現(xiàn)問(wèn)題的時(shí)候，利用文檔編號(hào)，配合華天動(dòng)力
OA系統(tǒng)的全過(guò)程記錄功能，可以很輕松的追索出該文件的所有審批和修改、查閱流程，方便找到問(wèn)題做出整改。
三、動(dòng)態(tài)水印功能防盜用
與此同時(shí)，華天動(dòng)力OA軟件的知識(shí)管理功能中，還增加了“動(dòng)態(tài)水印技術(shù)”的功能，通過(guò)圖片、文本等形式，讓文檔能夠動(dòng)態(tài)顯示打開(kāi)操作的人員、時(shí)間等信息，方式發(fā)生拷屏，做到有據(jù)可查，有效防止圖片、資料等的盜用。
四、文檔利用情況實(shí)時(shí)監(jiān)控
而針對(duì)文檔的操作，如誰(shuí)下載的最多、哪個(gè)文檔被頻繁下載等問(wèn)題，華天動(dòng)力OA在知識(shí)管理功能中實(shí)施“文檔利用實(shí)時(shí)監(jiān)控”功能，可以獲取監(jiān)控統(tǒng)計(jì)數(shù)字，簡(jiǎn)單操作中掌握文檔的動(dòng)向。同時(shí)也方便的統(tǒng)計(jì)了公司的知識(shí)資源哪一塊被利用的多？哪一塊更受關(guān)注？哪些員工更勤與學(xué)習(xí)？哪些知識(shí)更實(shí)用？從而對(duì)企業(yè)的知識(shí)庫(kù)結(jié)構(gòu)做定期的調(diào)整，對(duì)員工的考核做評(píng)定。
寫(xiě)在最后：
盡管我們處在科技發(fā)達(dá)的互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，但是信息交流過(guò)程中，安全性問(wèn)題始終存在。無(wú)論是“頂替上大學(xué)”事件還是諸多公司文件泄漏，都充分反映出現(xiàn)代辦公系統(tǒng)需要知識(shí)管理、文檔管理的安全創(chuàng)新。而在如華天動(dòng)力OA的知識(shí)管理功能實(shí)踐下，文檔應(yīng)用的進(jìn)階需求得到了進(jìn)一步滿足，成為極具意義的突破！
OA系統(tǒng)：http://m.bankabmg.com/
