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[網(wǎng)界]不可不知的OA系統(tǒng)工作流管理知識(二)
[網(wǎng)界]不可不知的OA系統(tǒng)工作流管理知識(二)
在上一篇文章中，我們介紹了OA系統(tǒng)工作流中的表單分為三種類型：文檔表單、電子表單、混合表單，并詳細(xì)介紹了文檔表單的特點。
今天，我們繼續(xù)以華天動力OA系統(tǒng)為樣板，介紹另外兩種類型的表單：電子表單和混合表單。
所謂電子表單，也叫HTML表單，具有多個輸入域，并且與數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)表相結(jié)合，可以方便地對每個域的數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢、匯總、提取和安全控制。
電子表單適用于以數(shù)據(jù)為主，并且需要對數(shù)據(jù)進(jìn)行整合、統(tǒng)計等各項管理的審批事項，比如借款單、請假單、費用單等，如下圖所示的“員工請假單”。
電子表單在企業(yè)中很常見，具有非常重要的作用，這是因為它有很多好處，比如：
可以方便的對表單中的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計匯總，實時生成統(tǒng)計報表；
可以方便的進(jìn)行多表單間的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，比如報銷單和借款單、費用單和預(yù)算單等；
可以方便的進(jìn)行多系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)整合，比如在OA系統(tǒng)中審批完畢的數(shù)據(jù)，可以直接傳到財務(wù)系統(tǒng)中生成財務(wù)憑證；
可以靈活控制表單中每一項數(shù)據(jù)的安全，比如允許查看的數(shù)據(jù)、允許修改的數(shù)據(jù)、簽字的位置等等，都可以按照崗位級別因人而異的進(jìn)行設(shè)置。
需要注意的是，并不是每個OA系統(tǒng)都能實現(xiàn)上述功能，很多低端的系統(tǒng)是無法實現(xiàn)的。
可能有的企業(yè)覺得電子表單很復(fù)雜，擔(dān)心自己不會設(shè)計，其實這就多慮了。雖然在某些OA系統(tǒng)中，設(shè)計電子表單確實需要一定的專業(yè)知識，但是像華天動力這樣易用性很好的OA系統(tǒng)就完全沒有問題，它集成了一個免費的、可視化的設(shè)計表單工具，操作方法和office也很相似，設(shè)計表單非常容易。
了解了文檔表單和電子表單之后，對混合表單就很容易理解了。
在華天動力OA系統(tǒng)中，混合表單也叫簽批單，也就是上述兩種表單的結(jié)合。即正文是WORD/EXCEL等格式的文檔，以便于編輯；而審批單（簽批單）是電子表單，以便于統(tǒng)計數(shù)據(jù)，這樣使用起來非常靈活，適用于需要同時使用文檔文件和電子表單的審批文件，比如合同審批單。
關(guān)于OA系統(tǒng)的工作流表單，當(dāng)然遠(yuǎn)不止這三種類型那么簡單，因為在這三種表單設(shè)計的背后，具有大量的技術(shù)細(xì)節(jié)，來保證使用的安全性、便利性、靈活性，這些細(xì)節(jié)才是OA系統(tǒng)真正功力的體現(xiàn)，是OA系統(tǒng)差異性的體現(xiàn)。
比如在華天動力OA系統(tǒng)中，用戶可以復(fù)制已完成的表單，設(shè)置自動生成標(biāo)題，進(jìn)行表單排序，表單刪除保護(hù)，表單自動觸發(fā)，一表單對多流程，表單帶流程的導(dǎo)入導(dǎo)出，表單自動存儲到指定目錄，表單審批超時統(tǒng)計等等。
介紹完了工作流中的表單，在下一篇文章中，我們將介紹工作流中的流程管理。
關(guān)鍵詞:
工作流
管理知識
系統(tǒng)
