為什么說(shuō)會(huì)議管理的彈性大呢？這是因?yàn)樵谝恍﹩挝恢校揪蜎](méi)有規(guī)范和完善的會(huì)議管理制度，而另一些單位中，則對(duì)會(huì)議管理要求極為嚴(yán)格。
面對(duì)這種情況，OA系統(tǒng)又如何設(shè)計(jì)這一功能呢？
在國(guó)內(nèi)領(lǐng)先的OA系統(tǒng)華天動(dòng)力的官方網(wǎng)站上，我們通過(guò)在線試用版看到了會(huì)議管理這個(gè)功能模塊，這是一個(gè)集發(fā)起會(huì)議、發(fā)送通知、接收通知、會(huì)議記錄、紀(jì)要?dú)w檔于一體的會(huì)議查詢(xún)、管理系統(tǒng)。實(shí)現(xiàn)從查詢(xún)會(huì)議室、預(yù)定會(huì)議室、發(fā)布會(huì)議通知到撰寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要、傳閱紀(jì)要、紀(jì)要?dú)w檔的全過(guò)程流程式管理。
可見(jiàn)，OA系統(tǒng)中會(huì)議管理的功能還是比較簡(jiǎn)單的，如下圖所示，能否幫助企事業(yè)單位解決“議而不決，決而不行，行而不果”這個(gè)老大難問(wèn)題呢？
![[CIO時(shí)代] OA系統(tǒng)全解21：會(huì)議管理彈性大](http://huatian.vicgoo.com/uploadfile/2015/1230/20151230103019736.png)
我們先從簡(jiǎn)單的說(shuō)起，OA系統(tǒng)應(yīng)該首先幫助用戶(hù)把會(huì)議管理的基礎(chǔ)性工作做好。還是以華天動(dòng)力OA系統(tǒng)為例，看看他是怎么做的。
在華天動(dòng)力OA系統(tǒng)中，有權(quán)限的用戶(hù)可以發(fā)起會(huì)議，在發(fā)起會(huì)議的時(shí)候，需要確定會(huì)議的主題和類(lèi)型，以及會(huì)議的起始時(shí)間、主持人、主辦部門(mén)、與會(huì)人員、會(huì)議紀(jì)要員、會(huì)議室、所需資源、會(huì)議內(nèi)容，并可以上傳會(huì)議資料。當(dāng)然，這些項(xiàng)目并非都是必填項(xiàng)，以滿足不同用戶(hù)的使用需要。
寫(xiě)好會(huì)議內(nèi)容后，就可以發(fā)送會(huì)議安排，剛才設(shè)置的相關(guān)人員都會(huì)收到會(huì)議提醒，以提前做好準(zhǔn)備。提醒消息會(huì)發(fā)到他們的OA系統(tǒng)或手機(jī)上，這個(gè)也是根據(jù)不同用戶(hù)的要求來(lái)做的。
接下來(lái)就是開(kāi)會(huì)了，這時(shí)候，指定的會(huì)議紀(jì)要員可以在OA系統(tǒng)中打開(kāi)當(dāng)前的議題，直接記錄會(huì)議紀(jì)要。記錄完成后可以再進(jìn)行編輯和整理，并在線發(fā)送給與會(huì)人員，也可以將紀(jì)要?dú)w檔或?qū)С霰４妗?br />
顯然，OA系統(tǒng)通過(guò)對(duì)會(huì)議全過(guò)程的記錄，不但提高了會(huì)議管理的便利性，更使得會(huì)議管理的全過(guò)程更加清晰、準(zhǔn)確、完善，更容易對(duì)會(huì)議的內(nèi)容進(jìn)行查詢(xún)，對(duì)會(huì)議的執(zhí)行結(jié)果進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督，使得會(huì)議的發(fā)起和落實(shí)都更加有效。
華天動(dòng)力OA系統(tǒng)還提供了一系列人性化的設(shè)計(jì)，以提升會(huì)議管理的便利性，如可以一目了然的查看會(huì)議室的占用情況，可以對(duì)會(huì)議室的資源進(jìn)行維護(hù)，可以設(shè)置專(zhuān)人專(zhuān)用的會(huì)議室，可以在會(huì)議變更時(shí)自動(dòng)通知所有的相關(guān)人員，可以將會(huì)議紀(jì)要?dú)w檔或轉(zhuǎn)存到文檔中心等等。
作為內(nèi)部溝通的重要方式，會(huì)議能否有效的利用，以及如何有效的利用，是每個(gè)單位都必須認(rèn)真思考的問(wèn)題。OA系統(tǒng)在這方面也進(jìn)行了積極的探索，具有OA系統(tǒng)的單位，不妨也充分的應(yīng)用一下這個(gè)工具。
