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[網(wǎng)界]淺談OA辦公系統(tǒng)的收發(fā)文管理應用
[網(wǎng)界]淺談OA辦公系統(tǒng)的收發(fā)文管理應用
對很多機構來說，公文是日常業(yè)務和管理中的必要性和經常性工作。收發(fā)文管理作為傳遞信息、交流情況、商洽工作的重要途徑，是很多機構日常辦公不可缺少的重要應用。如今，越來越多的企事業(yè)單位開始利用OA來進行日常的收發(fā)文管理。
對此，華天動力OA系統(tǒng)的市場總監(jiān)陳先生表示，OA辦公系統(tǒng)的重要功能之一就是收發(fā)文管理。事實上，公文是最 基本，也是最重要信息載體。離開收發(fā)文管理的信息化建設等于一紙空談，而給力的OA辦公系統(tǒng)收發(fā)文管理能大大提高用戶的辦公效率。
站在用戶的角度，他們最需要的OA收發(fā)文管理模塊是能夠實現(xiàn)收發(fā)文的登記、擬稿、審核、會簽、簽發(fā)、承辦、傳閱、蓋章等全方位的管理，并以此取代傳統(tǒng)的收發(fā)文管理方式，使用戶充分享受到了信息化帶來的便捷和利益。
利用OA，擬稿人能依據(jù)發(fā)文類型選擇適合的發(fā)文模板和審批流程，送交相關領導進行審核、復核、會簽、簽發(fā)等工作，然后由辦公室進行發(fā)文登記、編號、套頭、蓋章，并進行文件的發(fā)放（分發(fā)、下發(fā)、辦結）等工作，最后由公文管理員對辦結公文進行歸檔，在整個發(fā)文過程中能實現(xiàn)督辦、催辦的功能。
公文到達后,收文登記人還可以利用OA選擇公文類別，登記公文，送交相關人員進行擬辦，根據(jù)公文模板附帶的審批辦理流程，送交相關領導進行批示，并送交相關部門承辦、傳閱等。收文登記人也可以自定義下一步相關處理人員，然后由審批人再選擇下一步處理人，適用于不確定辦理流程的收文。
除此之外，完善的OA辦公系統(tǒng)收發(fā)文管理還應采用基于國家標準的設計模式，以華天動力OA為例。目前，華天動力OA已成功應用于多個黨政機關和企事業(yè)單位，河北省石津灌區(qū)就是其中之一。
河北省石津灌區(qū)是國家大II型灌區(qū)，位于河北省中南部，骨干工程控制面積4144平方公里，耕地面積435萬畝，現(xiàn)有固定資產8.0億元。石津灌區(qū)引進OA的主要目的，就是希望利用OA管理好公文收發(fā)的上行下達、分發(fā)，并通過外網(wǎng)能實時了解公文流轉的狀況。
基于這一需求，石津灌區(qū)選擇了有著完善的收文管理和發(fā)文管理功能的華天動力OA辦公系統(tǒng)。華天動力OA也沒有讓石津灌區(qū)失望，能支持外網(wǎng)登陸，也能支持紅頭文件和全文批注，能夠有效的實現(xiàn)單位日常辦公管理的電子化、規(guī)范化和標準化。
在實際應用中，華天動力OA的收文管理順利實現(xiàn)了來文登記、擬辦、批示、分發(fā)、監(jiān)控、傳閱、承辦、轉辦、歸檔等功能；其發(fā)文管理也實現(xiàn)了發(fā)文擬稿、審核、會簽、簽發(fā)、登記、打印、蓋章、分發(fā)、閱讀、監(jiān)控、歸檔等全過程管理。
如今，OA辦公系統(tǒng)中的收發(fā)文管理功能應用也成為用戶判斷OA辦公系統(tǒng)優(yōu)劣的主要依據(jù)。能完全按照企事業(yè)單位標準，打造完善的收發(fā)文流程設計，并對整個收發(fā)文管理實現(xiàn)自動化操作，能大大節(jié)省工作時間，提高工作效率的OA辦公系統(tǒng)將更受到用戶更多青睞。
關鍵詞:
發(fā)文管理
辦公系統(tǒng)
